BAB I
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Siklus manajemen sumber daya manusia
(MSDM/penggajian) – human resources management (HRM)/payroll cycle adalah
serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :
1. Merekrut
dan mempekerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan
pekerjaan
4. Kompensasi
(penggajian)
5. Evaluasi
kinerja
6. Mengeluarkan
pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap
pegawao, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang
pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam
aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai,
merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas
lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara
terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber
daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian,
sistem ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem
penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita
mulai dengan menjelaskan desain dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan
membahas pengendalian-pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa
sistem tersebut memberikan pihak manajemen dengan informasi yang reliabel dan
memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan pemerintah. Kemudian akan
dijelaskan secara mendetail tentang setiap aktivitas mendasar siklus
penggajian. Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk pengalihdayaan
(outsourcing) baik fungsi penggajian mapun MSDM.
B. RUMUSAN
MASALAH :
1.
Apa saja ancaman yang
dialami dalam sistem informasi siklus MSDM/penggajian ?
2.
Apakah yang menjadi
aktivitas dalam siklus penggajian ini ?
C. TUJUAN :
1.
Menjelaskan
aktivitas-aktivitas bisnis utama dan operasi pemrosesan informasi terkait yang
dijalankan dalam siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM)/penggajian.
2.
Mendiskusikan pembuatan
keputusan-keputusan penting dalam siklus MSDM/penggajian dan mengidentifikasi
informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan tersebut.
3.
Mengidentifikasi
ancaman-ancaman utama dalam siklus MSDM/penggajian dan mengevaluasi kelengkapan
berbagai prosedur pengendalian internal untuk menghadapi ancaman tersebut
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi
mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan, pelatihan, dsb) dan kumpulan
informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi setiap hari.
Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses dengan modus
dengan modus batch.
· Tinjauan
Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi
Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor
Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan
komponen utama dari produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja menunjukkan biaya
utama yang dihasilkan dalam menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan
manufaktur, dimana baiaya tenaga kerja langsung hanya menunjukkan sebagian dari
total biaya langsung, para pegawai adalah pemicu biaya utama yang kualitas
pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara keseluruhan mapun tingkat cacat
produk.
Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara
efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang
dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :[1]
1.
Berapa banyak pegawai yang
diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?
2.
Pegawai mana yang memiliki
keahlian khusus?
3.
Keahlian mana yang
pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?
4.
Seberapa efektif program
pelantikan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
5.
Apakah keseluruhan kinerja
meningkat atau menurun ?
6.
Apakah ada masalah-masalah
dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para
pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem
manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak yang
menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga
pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.
Sebagai contoh, kantor konsultan profesional
sering menyediakan jasa yang serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangkat
lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para konsultan untuk menyimpan
solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang
dibagikan.
Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut
menghemat waktu pada kesempatan di masa depan akses terhadap database yang dibagikan
juga memungkinkan para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang tersebar
secara geografis yang telah memiliki pengalaman sebekumnya dalam mengatasi
suatu permasalahan tertentu.
Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait
dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara
kandidat, dsb), terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan
tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai baru dan mengurangi
produktivitas para pegawai baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari bagaimana
melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan. Akibatnya,
organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai dibawah
rata-rata industri memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para
pesaing dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi.
Sebagai contoh, organisasi-organisasi konsultan
profesional biasanya telah menyarankan beberapa level perputaran karena mereka
percaya hal tersebut memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru.
Kuncinya adalah mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran, sehingga tidak
mengalami kelebihan.
Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya
dinancial ketika dihasilkan dalam perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan
bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial.
· Ancaman
dan Pengendalian
Data induk pegawai yang tidak akurat dapat
mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat
menciptakan ketidakefisIenan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk
menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data induk
penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran pegawai dapat
menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai tambahan,
organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk kesalahan yang dibuat dalam
pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu
pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan
dalam perhitungan biaya produk dan jasa organisasi[2].
Salah satu cara untuk mengurangi ancaman
ketidakakuratan atau tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai
pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan. Penting juga untuk
membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para
pegawai terotorasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk. Pembatasan
ini memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran pegawai dalam sistem
ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat.
Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan
staf penggajian tidak hanya membaca, tetapi juga mengubah informasi gaji pada
file induk penggajian pegawai. Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi
pengaturan divariasikan ke dalam paket-paket perangkat luank yang berbeda,
untuk mengetahui perubahan apa yang sebaiknya dilakukan hanya memerlukan
pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat terhadap proses
bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak pernah
100% efektif.
Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian
adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti
gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Prosedur pengendalian terbaik
untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi
adalah menggunakan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan disik
untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang
memerlukan akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula
untuk mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam penggunaan build-in query
milik sistem yang secara tidak langsung mengakses informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian
terkait dengan hilang atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi
risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan
bencana.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian
adalah mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya
produksi dan mempekerjaan seorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat
menimbulkan pencurian aset. Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangi
dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para kandidat harus diminta untuk
menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja yang menegaskan
tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat serta memberikan
persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas
surat keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian
adalah pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan
pegawai secara tepat. Pemerintah memberikan sanksi yang berat pada perusahaan
yang melanggar ketentuan hukum ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat
dikenakan gugatan sipil oleh orang yang dinyatakan sebagai korban diskriminasi
ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalah-masalah
potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh tindakan
terkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses memperkerjakan pegawai
baru serta pemecatan pegawai.
B.
Aktivitas Siklus Penggajian
Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks
sistem penggajian. Diagram konteks tersebut menunjukkan ada lima sumber utama
input pada sistem penggajian. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai
perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan
promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan terkait potongan yang
mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun).
Departemen-departemen memberikan data mengenai jan kerja aktual para pegawai
para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk memenuhi
ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi
lain yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai
potongan gaji untuk pembayaran pajak.[3]
Figur
15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output
utama sistem penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening
penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah,
perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan
(seperti pajak, premi asuransi).
· Memperbarui
Database Induk Penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian
melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai
jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian,
perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang
ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk
menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.
FIGUR 15-2 Diagram Konteks Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian
PROSES. Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen
MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan
yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen
penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian
lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit
pemerintahan dan perusahaan asuransi.
Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau
dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segara karena beberapa laporan pajak
akhir tahun, termasuk formulir W-2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai
yang bekerja pada organisasi selama tahun tersebut
Ancaman Dan Pengendalian, Pemisahan tuags secara
tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancama tersebut.
Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut serta dalam
pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini
mencegah seseorang yang memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk
menciptakan pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil
cek-cek palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk
penggajian tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain
pihak yang merekomendasikan perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem
penggajian penting. Sistem terebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID
pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks. Pengendalian akses yang
menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan
mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai[4].
Ancaman lainnya adalah
ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian sehingga dapat
menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak
membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk
mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat yang
didiskusikan dengan pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan
uji kelayakan terhadap perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke
seluruh transaksi-transaksi perubahan penggajian. Selain itu, memiliki laporan
pemeriksaan manajer departemen sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi
kesalahan.
· Memvalidasi
Data Waktu dan Kehadiran
Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah
memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai.
PROSES. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak
perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu
kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam
kerja untuk mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai
menggunakan waktu mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Para
profesional pada organisasi jasa seperti KAP; kantor hukum, dan kantor
konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk
melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja, mereka mencatat
data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet).
Penggunaan intensif, komisi dan bonus memerlukan
penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus
lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain
itu, skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis
yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian
adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan
waktu dan kehadiran wapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan
laopran biaya tenaga kerja yang keliru. Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja
yang tak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko
kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran.
Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat
meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.
Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai
mungkin tidak terdengar begitu menarik, tetpai ketika dikalikan dengan ribuan
pegawai dalam sebuah industri dengan margin laba yang kurang dari 1%, efeknya
pada lini bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi data sumber juga dapat
digunakan untuk mengumpulkan data waktu dan kehadiran staf jasa profesional.
Teknologi Informasi (TI) juga dapat mengurangi
risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Sebagai
contoh, beberapa perusahaan manufaktur saat ini menggunakan teknik
autentifikasi biometri. Tujuannya adalah utnuk mencegah pegawai
meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya seornag rekan kerja
yang salah mencatat bahwa orang tersebut ada ditempat kerja. Data kartu waktu
yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap data kartu
jam kerja yang digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya
dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut.
· Menyiapkan
Penggajian
PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang
divalidasi kemudiann disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi
memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian
juga harus digabungkan.
Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori
umum: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi
penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak Social
Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa,
kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai
sumbangan amal.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date
untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada
file induk penggajian pada file induk penggajian diperbarui. Pertama, karena
potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki pidah batas
(cutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan
potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana, perusahaan
asuransi, dan organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam
berbagai laporan yang diajukan ke petugas-petugas tersebut. Daftar
penggajian atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap
pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar
ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer
dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar
potongan memuat potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek
gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan yang memuat
jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total
year-to-date untuk masing-masing kategori.
Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah
laporan mendetaik. Beberapa dari laporan umum untuk penggunaan internal, tetapi
kebanyakan dari laporan digunakan oleh petugas-petugas pemerintahan. Akibatnya,
bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP menyediakan sarana ekstensif untuk
memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah negara, negara bagian dan daerah.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua
subsistem yang saling berhubungan, tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem
MSDM mencatat dan mengolah data mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan,
penugasan, pengevaluasian, dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian
mencatat dan mengolah data yang digunakan untuk membayar para pegawai atau jasa
mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain untuk
mematuhi banyaknya regulasi pemerintah baik itu pajak maupun praktik
ketenagakerjaan. Selain itu, pengendalian yang memadai harus tersedia untuk
mencegah (1) kelebihan dalam pembayaran pegawai karena data waktu dan kehadiran
yang tidak valid (disajikan lebih) dan (2) membayar cek gaji ke pegawai fiktif.
Kedua ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat, secara
spesifik dengan membuat fungsi-fungsi berikut yang dijalankan oleh individu
yang berbeda:
1.
Mengotorisasi dan membuat
perubahan terhadap file induk penggajian untuk kegiatan-kegiatan seperti perekrutan,
pemecatan, dan kenaikan gaji.
2.
Mencatat dan
memverifikasikan waktu kerja pegawai
3.
Menyiapkan cek gaji
4.
Mendistribusikan cek gaji
5.
Merekonsiliasikan rekening
bank penggajian
Meskipun sistem MSDM dan penggajian secara
tradisional telah dipisahkan, banyak perusahaan termasuk AOE, mencoba
mengintegrasikannya untuk mengelola sumber daya manusia dengan efektif serta
memberikan para pegawai dengan manfaat dan layanan yang lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
B.
Romney, Marshall.,& Paul
John Steinbart. (2014). SistemInformasiAkuntansi (Edisi
ke-13).Jakarta: PenerbitSalembaEmpat.
Yudho, Prabowo.2016.Sistem Informasi Akuntansi.Semarang:Cerdas
Bersama
Tidak ada komentar:
Posting Komentar